Când un client întârzie plata unei facturi, primul pas este o reamintire scurtă și politicoasă în scris, urmată de un telefon, apoi de o notificare formală dacă nu se întâmplă nimic. Facturile neîncasate nu se rezolvă prin așteptare: cu cât lași să treacă mai mult timp, cu atât scad șansele să încasezi suma integral.
Pentru o firmă mică, o singură factură mare plătită cu două luni întârziere poate însemna salarii amânate sau furnizori nemulțumiți. De aceea merită să ai o procedură fixă, aplicată la fel pentru toți clienții, nu o reacție de moment.
Cum arată o procedură simplă de recuperare?
O ordine care funcționează în majoritatea cazurilor este aceasta:
- cu două-trei zile înainte de scadență, trimiți un mesaj prietenos care amintește data și contul;
- în ziua următoare scadenței, dacă nu ai încasat nimic, verifici dacă factura a ajuns la persoana potrivită;
- după cinci-șapte zile, suni și ceri o dată clară de plată;
- după două-trei săptămâni, trimiți o notificare scrisă cu suma, scadența și consecințele posibile;
- dacă nici atunci nu primești un răspuns, treci la măsuri formale.
Păstrează toate mesajele. Un e-mail în care clientul spune „plătim vineri” este o dovadă, iar dacă nu plătește, ai pe ce te sprijini.
Ce spui în prima reamintire?
Ton neutru, fără acuze. Prima întârziere se întâmplă adesea din greșeală: factura a rămas la o persoană în concediu sau a fost trimisă la o adresă veche. Un text bun conține numărul facturii, data, suma și un rând cu datele de plată. Cere confirmarea datei la care va fi achitată.
Dacă faci clientului o favoare, de exemplu un plan de plată în două tranșe, notează-l în scris. Un acord clar este mai ușor de respectat decât unul vag.
Când trebuie să treci la măsuri formale?
Când pașii amiabili nu dau rezultat și suma justifică efortul. Notificarea scrisă (prin e-mail cu confirmare de primire sau prin scrisoare recomandată) fixează momentul de la care poți cere dobânzi de întârziere. Legislația permite penalități, dar valoarea lor se stabilește prin contract sau prin normele aplicabile, de aceea verifică cu un jurist ce poți cere în cazul tău.
Dacă neplata continuă, pentru creanțe certe și exigibile există proceduri simplificate prin instanță, mai rapide decât un proces obișnuit. Un avocat îți poate spune ce se aplică și cât costă, astfel încât să compari cheltuiala cu suma de recuperat. La sume mici, uneori o negociere fermă dă rezultate mai bune decât un dosar.
Un lucru care ajută enorm este să afli de ce nu s-a plătit. Răspunsurile tipice sunt trei: factura nu a ajuns la departamentul potrivit, există o nemulțumire legată de livrare sau clientul are probleme de lichidități. Prima se rezolvă cu o retrimitere, a doua cu o discuție despre remediere, iar a treia cu un plan de plată realist. Dacă tratezi toate situațiile la fel, riști fie să te certi cu un client bun, fie să fii prea îngăduitor cu unul care pur și simplu nu vrea să plătească. Notează în fiecare caz data contactului, persoana cu care ai vorbit și ce a promis.
Nu livra mai departe către un client care are deja restanțe mari. Oprirea livrărilor sau suspendarea serviciului este o măsură legitimă, dacă ai prevăzut-o în contract și ai anunțat-o în scris.
Cum previi întârzierile din start?
Cea mai bună metodă este să nu ajungi acolo. Începe cu o factură corectă, fiindcă o eroare de date sau o lipsă de mențiuni oferă clientului un motiv să amâne. Lista elementelor necesare este în materialul despre cum întocmești o factură corectă.
Apoi scrie termenele de plată în contract și, la clienții noi, cere un avans. Un termen de 30 de zile sau mai puțin este mai ușor de urmărit decât unul de 60 sau 90. Pentru formularea clauzelor de plată și a penalităților, vezi și cum îți protejezi afacerea printr-un contract bine redactat.
De ce contează și fluxul de numerar?
Chiar dacă firma e profitabilă pe hârtie, întârzierile de plată pot goli contul. Înțelegerea diferenței dintre profit și bani disponibili este explicată în articolul despre cash-flow. Dacă știi cât ai nevoie în fiecare lună, vezi mai repede ce impact are o factură restantă.
Cum alegi cui acorzi termen lung?
Nu toți clienții merită aceleași condiții. Pentru un client nou, ia câteva informații de bază: de cât timp există firma, dacă are datorii mari publice, ce spun alți furnizori. Pentru clienții vechi, notează cât de repede plătesc de fapt, nu doar ce scrie în contract. Dacă cineva plătește constant cu 20 de zile întârziere, fie îi ceri avans, fie îi scurtezi termenul, fie îl accepți și îl pui în plan.
La proiectele mari, împarte plata pe etape: o parte la semnare, o parte la jumătatea lucrării, restul la livrare. Astfel, nu ajungi niciodată să muncești luni întregi fără nicio încasare. Clientul vede și el progresul, iar riscul se împarte corect între părți.
